“Ik heb als werkgever mijn loonadministratie uitbesteed. Mijn accountmanager vertelde mij onlangs dat gedurende twee jaar een fout is gemaakt in de verwerking van de inhoudingen van WW-premies op de salarissen van twee van mijn medewerkers. De premies zijn wel correct aan de  uitvoeringsinstelling afgedragen, maar de loonadministratie heeft verzuimd deze van het salaris van beide werknemers in te houden. Het gaat in  totaal om een bedrag van bijna 5.000 euro. Beide werknemers zijn inmiddels vertrokken. Het kantoor dat mijn loonadministratie verzorgt, heeft de fout toegegeven maar verwacht nu van mij dat ik de premies die ingehouden hadden moeten worden zelf alsnog bij beide werknemers verhaal. Kan dat?”

Het antwoord op deze vraag is eenvoudigweg: nee. Het kantoor waar je je loonadministratie hebt ondergebracht mag niet van je verlangen dat je de bedragen op je (oud-)werknemers verhaalt. De wetgever heeft deze mogelijkheid namelijk uitdrukkelijk uitgesloten. In artikel 83 lid 2 WW is daartoe bepaald dat “bij de definitieve vaststelling van de kosten niets van een eventueel door de werkgever bij te betalen of bijbetaald bedrag op de werknemer mag worden verhaald.” Door de Hoge Raad is in 1989 en in 1993 geoordeeld dat als de werkgever ten onrechte geen of een te laag bedrag aan premies voor werknemersverzekeringen heeft ingehouden, de werkgever deze bedragen nadien niet alsnog op de werknemer mag verhalen.

Geen verhaalsmogelijkheid ww-premies op werknemers

De werkgever die heeft verzuimd werknemerspremies in te houden omdat hij in de veronderstelling verkeerde dat geen premieplicht van toepassing was, kan achteraf evenmin zijn verzuim op de werknemer verhalen. Een dergelijke situatie doet zich bijvoorbeeld voor bij freelancers of ogenschijnlijk zelfstandigen  waarin de uitvoeringsinstelling desalniettemin een werknemersrelatie aanneemt. De Hoge Raad oordeelde: “Als zulks een verhaal achteraf niet geoorloofd is in nevenbedoelde gevallen, waarin de werkgever als regel geen enkel verwijt kan worden gemaakt dat hij zijn bevoegdheid tot inhouding niet heeft gebruikt, is verhaal zeker niet geoorloofd wanneer de werkgever achterwege heeft gelaten om tijdig te onderzoeken of er een dienstbetrekking en daarmede een verzekeringsplicht en een bevoegdheid tot inhouding was.” Het is daarom bij de geringst mogelijke twijfel altijd verstandig van de uitvoeringsinstelling zekerheid te verkrijgen over de juridische status van je personeel.

Fouten bij inhouding loonbelasting

Als de verzuimde inhoudingen loonbelasting of premies volksverzekeringen hadden betroffen, was de beantwoording van deze vraag anders uitgevallen. De Wet op de Loonbelasting verbiedt dergelijk verhaal achteraf namelijk niet. De werkgever zal zulke aanvullende inhoudingen met name kunnen verhalen als de werknemer een onjuiste werknemersverklaring heeft gedaan of als hij heeft nagelaten de werkgever tijdig te informeren over wijzigingen in zijn persoonlijke omstandigheden. Anders zal geoordeeld worden in de situatie waarin de werkgever geen behoorlijke loonadministratie heeft bijgehouden of als de werknemer ervan mocht uitgaan dat de werkgever ook ten aanzien van bepaalde onkostenvergoedingen aan zijn inhoudingsplicht had voldaan. Rechters zijn in zulke situaties geneigd te verwijzen naar de ongelijkheid van partijen bij de arbeidsovereenkomst en het grotere inzicht dat van de werkgever mag worden verwacht  met betrekking tot de omvang van zijn inhoudingsplicht.

Loonadministrateur moet schade vergoeden

In het beschreven geval kan de loonadministrateur duidelijk worden gemaakt dat de wet een verhaal van ten onrechte niet ingehouden werknemerspremies in de weg staat. De loonadministrateur mag alleen al om deze reden niet van de werkgever verlangen dat de werkgever een poging waagt dergelijke bedragen alsnog in te houden. Het lijkt er bovendien op dat in het beschreven geval de loonadministrateur tekort is geschoten in de nakoming van de met de werkgever gesloten overeenkomst van opdracht tot het uitvoeren van de loonadministratie. Dan moet de werkgever wel kunnen bewijzen dat de loonadministrateur een fout heeft gemaakt. Daarbij moet worden uitgesloten dat de fout is veroorzaakt door een verkeerde of onzorgvuldige opgave of uitvoering van de zijde van de werkgever. Zodra de loonadministrateur de fout heeft toegegeven, ligt het voor de hand dat hij ook de schade vergoedt.