Veel ondernemers hanteren algemene voorwaarden. Hiermee bepalen zij zelf de regels voor hun kopers of afnemers. Lees deze tips als je eigen algemene voorwaarden wilt (laten) opstellen.

Het belang van algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn om meerdere redenen belangrijk. Zo kun je hiermee jouw aansprakelijkheid beperken en sta je sterker bij kopers of afnemers die niet willen betalen. Met goede algemene voorwaarden schep je bovendien vooraf duidelijkheid, zodat je bedrijf minder kwetsbaar is voor juridische conflicten.

Veel ondernemers regelen onder meer het volgende in hun algemene voorwaarden:

• een clausule om de algemene voorwaarden van de andere partij nadrukkelijk van de hand te wijzen
• een beperking van de periode waarbinnen reclames (klachten over het geleverde) mogelijk zijn
• een beperking van de aansprakelijkheid
• een betalingstermijn waarbinnen facturen moeten zijn betaald
• een vordering van incassokosten en contractuele rente (in plaats van de wettelijke rente) bij niet-tijdige betaling
• et cetera

De aandachtspunten bij het opstellen van algemene voorwaarden

De incasso- en procesadvocaten van Swart Legal zijn al jarenlang specialist als het gaat om het opstellen en inzetten van algemene voorwaarden. Hierdoor weten wij wat belangrijke aandachtspunten zijn voor ondernemers in verschillende branches. Wij hebben ervaring met algemene voorwaarden voor onder meer: Bouwbedrijven, coachingsbedrijven, consultancy- en adviesbureaus, dienstverleners, horeca, ict-bedrijven, uitzendbureaus, webshops, eenmanszaken en zzp-ers.

Een algemeen aandachtspunt is dat algemene voorwaarden toegesneden moeten zijn op de speciale en onderscheidende aspecten van je bedrijfsvoering. Wij zien in de praktijk echter dat essentiële bepalingen vaak ontbreken.

Een ander aandachtspunt is dat je algemene voorwaarden op een correcte manier moet gebruiken. Daarbij is de kans misschien klein dat je hier in de toekomst een beroep op moet doen. Maar als je ze verkeerd toepast, is het mogelijk dat je uiteindelijk bot vangt. Dit kan grote (financiële) gevolgen hebben, zeker als gaat om onderwerpen als aansprakelijkheid.

Checklist clausules in algemene voorwaarden

Bij het opstellen van je algemene voorwaarden besteden wij in het bijzonder aandacht aan de volgende clausules:

• hoe vrijblijvend je offertes moeten zijn
• wanneer je jouw offertes als aanvaard beschouwt
• het uitdrukkelijk van de hand wijzen van de algemene voorwaarden van de andere partij
• het mogen doorvoeren van prijswijzigingen
• op welk moment jouw opdracht als opgeleverd wordt beschouwd
• hoe kan worden gereclameerd en binnen welke termijn
• wanneer je extra betalingszekerheden wilt kunnen eisen
• het opnemen van eigendomsvoorbehouden
• betalingscondities, zoals de betalingstermijn
• wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten bij betalingsverzuim
• onder welke omstandigheden de opdracht kan worden opgezegd of ontbonden
• het beperken van het risico op ketenaansprakelijkheid
• het beperken van de aansprakelijkheid en vrijwaringsclausules
• het toepasselijk recht en de bevoegde rechter

Juridisch Risicomanagement

Voor een bedrijf zijn het hanteren van algemene voorwaarden één van de effectieve juridische instrumenten om juridische problemen en conflicten te voorkomen en te beheersen. Voor meer informatie over de mogelijkheden juridische problemen en conflicten te voorkomen lees je ook onze informatieve pagina: 

Juridisch Risico Management: Beheers de risico's bij conflicten - Excellent met Contracten

De juiste toepassing van algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden zijn niet zomaar van toepassing. Ondernemers zien nogal eens over het hoofd dat daarvoor het nodige moet gebeuren. Het is in de eerste plaats belangrijk dat je de algemene voorwaarden vooraf ter hand stelt aan de koper of afnemer. Vervolgens moet hij hiervan ook kennisnemen. Een verwijzing naar de algemene voorwaarden op je briefpapier is niet voldoende.

Je algemene voorwaarden kun je op verschillende manieren ter hand stellen. Bijvoorbeeld via de post, door het afdrukken ervan op de achterzijde van een gesloten overeenkomst/uitgebrachte offerte of als bijlage via een begeleidende brief. Let daarbij op dat je moet kunnen bewijzen dat je deze ter hand hebt gesteld.

Als bewijs voor de terhandstelling kun je onder meer denken aan een begeleidende brief, email of opdrachtbevestiging. Daarin bevestig je met zoveel woorden dat je de algemene voorwaarden meestuurt en dat ze op de te sluiten overeenkomst van toepassing zijn. Ook kun je dit bijvoorbeeld tegelijkertijd doen met het uitbrengen van een vrijblijvende offerte aan de voorzijde van die offerte.

Komt het tot een schriftelijke overeenkomst? Dan is het raadzaam om hierin op te nemen dat de andere partij de algemene voorwaarden heeft ontvangen, gelezen en met de toepasselijkheid ervan instemt.

Krijg vakkundige ondersteuning bij het opstellen van je algemene voorwaarden

De incasso- en procesadvocaten van Swart Legal kunnen je op verschillende manieren vakkundig ondersteunen bij het opstellen van waterdichte algemene voorwaarden. Onze advocaten hebben met het opstellen en inzetten van algemene voorwaarden bij ondermeer onderhandelingen en procedures meer dan 20 jaar specialistische kennis en ervaring.

Kijk voor meer informatie meteen op onze pagina nieuwe algemene voorwaarden laten opstellen. Daarbij kunt je je huidige algemene voorwaarden laten controleren. Uiteraard kijken wij ook naar de juiste implementatie van je opdrachtbevestigingen. Neem meteen vrijblijvend contact met ons op.