Waarom algemene voorwaarden belangrijk zijn

Met je eigen algemene voorwaarden bepaal je zelf de regels. Goede algemene voorwaarden scheppen vooraf duidelijkheid. Denk aan de betalingscondities, aansprakelijkheidsbeperkingen, reclameringen en nog veel meer. Bij handel met een buitenlandse partij spreek je hiermee af dat bij een conflict Nederlands recht moet worden toegepast en dat je altijd bij een Nederlandse rechter uitkomt. Algemene voorwaarden kunnen zowel worden ingezet tegenover leveranciers als tegenover afnemers.

De wet stelt een groot aantal eisen waaraan geldige algemene voorwaarden moeten voldoen, bijvoorbeeld met clausules die op de grijze en zwarte lijst staan. Sommige zijn verboden, tenzij ze net wat anders worden geformuleerd. Voor toepassing op consumenten gelden nog striktere eisen. Ook stelt de wet hoge eisen aan het bewijs dat de andere partij jouw algemene voorwaarden heeft ontvangen.

Het opstellen van algemene voorwaarden is meer dan een modelletje van een concurrent kopiëren. Niet alleen bevatten veel algemene voorwaarden nogal wat fouten en zijn ze vaak verouderd. Ze zijn ook vaak onvoldoende toegesneden op de speciale en onderscheidende aspecten van de eigen bedrijfsvoering. En niet in de laatste plaats helpt het opstellen van algemene voorwaarden je om jouw bedrijfsjuridische risico’s bewust te verkleinen en je bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Lees ook: Algemene voorwaarden opstellen: Tips voor ondernemers

Welk stappenplan onze advocaten volgen bij het opstellen van algemene voorwaarden

- Bezoek op locatie: Na een vrijblijvende telefonische intake bezoeken wij je graag op jouw locatie. Wij nemen met je jouw verdienmodel en bedrijfsprocessen door. Daarbij brengen wij al je juridische bedrijfsrisico’s in kaart. Zo willen wij bijvoorbeeld weten welke debiteurenrisico’s worden gelopen, waarover je klanten proberen te klagen, waar mogelijke aansprakelijkheidsrisico’s liggen et cetera.

- Voorbeelden toesturen: Wij vragen je om ons voorbeelden toe te sturen van algemene voorwaarden die je aanspreken. Denk aan algemene voorbeelden van concurrenten. Als je geen voorbeelden hebt, zoeken wij voorbeelden voor je. Deze voorbeelden van algemene voorwaarden gebruiken wij als inspiratiebron en uitgangspunt voor de bespreking van je wensen.

- Opstellen algemene voorwaarden: Wij gaan aan de slag met het opstellen van jouw eigen algemene voorwaarden. Indien mogelijk gebruiken wij daarvoor een geschikt voorbeeld als basis. Ook is het mogelijk dat wij meerdere voorbeelden met elkaar combineren. Zodra het aankomt op de bijzondere en unieke aspecten van je bedrijfsvoering, stellen wij bepalingen op maat op. Het resultaat leggen wij in concept aan je voor.

- Concept en definitieve versie: Tijdens onze tweede bespreking nemen wij de opgestelde algemene voorwaarden in concept met je door. Wij wijzen je op de wettelijke beperkingen en mogelijkheden en helpen je bij het maken van de juiste keuzes en formuleringen. Aan de hand van jouw keuzes maken wij je algemene voorwaarden definitief.

- Eventueel deponeren bij de rechtbank: Indien je dat wenst, deponeren wij jouw algemene voorwaarden met een uniek registratienummer bij de rechtbank. Daardoor kan er geen misverstand ontstaan over de meest actuele versie.

Checklist algemene voorwaarden

Bij het opstellen van je algemene voorwaarden besteden onze advocaten in het bijzonder aandacht aan de volgende zaken:

• hoe vrijblijvend je offertes moeten zijn
• wanneer je jouw offertes als aanvaard beschouwt
• het uitdrukkelijk van de hand wijzen van de algemene voorwaarden van de andere partij
• het mogen doorvoeren van prijswijzigingen
• wanneer je jouw opdracht hebt opgeleverd
• hoe kan worden gereclameerd en binnen welke termijn
• wanneer je extra betalingszekerheden wilt kunnen eisen
• het opnemen van eigendomsvoorbehouden
• betalingscondities, zoals de betalingstermijn
• wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten bij betalingsverzuim
• onder welke omstandigheden de opdracht kan worden opgezegd of ontbonden
• het beperken van het risico op ketenaansprakelijkheid
• het beperken van de aansprakelijkheid en vrijwaringsclausules
• het toepasselijk recht en de bevoegde rechter

In onze advisering en begeleiding besteden wij speciale aandacht aan de wijze waarop je de algemene voorwaarden tegenover de andere partij van toepassing verklaart. Je moet namelijk kunnen bewijzen dat de andere partij jouw algemene voorwaarden heeft ontvangen. Dat kan door speciale verwijzingen op te nemen in je offertes en opdrachtbevestigingen, maar ook andere methodes zijn denkbaar.

De wijze waarop je de algemene voorwaarden van toepassing verklaart, komt juridisch nogal precies. Met de instructies van onze doorgewinterde advocaten voorkom je dat je fouten maakt en kun je onder alle omstandigheden op je algemene voorwaarden terugvallen. Bovendien letten wij erop dat de door ons aangeleverde algemene voorwaarden naadloos aansluiten in digitale omgevingen en bij webshops.

Transparante en betaalbare kosten voor het opstellen van algemene voorwaarden

Voor het opstellen van uw eigen standaard algemene voorwaarden rekenen wij 295 euro (excl. btw), exclusief eventuele kortingen (zie hierna). Hierin is begrepen:

• een intakegesprek met een analyse van je bedrijfsprocessen en bedrijfsjuridische risico’s
• het uitzoeken en doornemen van voorbeelden van algemene voorwaarden die zijn toegesneden op je bedrijfsvoering
• het opstellen van algemene voorwaarden op maat
• de bespreking met jou van het concept van je algemene voorwaarden
• het opstellen van sluitende verwijzingen op je offertes en opdrachtbevestigingen
• instructies over het correcte gebruik van je algemene voorwaarden
• advies over de wijze waarop je jouw algemene voorwaarden kunt inzetten bij onderhandelingen
• tot zes maanden na oplevering de mogelijkheid om vragen te stellen over je algemene voorwaarden
• via ons klantenportaal permanente toegang tot je digitale dossier

- Deponeren algemene voorwaarden bij Rechtbank

Optioneel kun je ervoor kiezen om je algemene voorwaarden te laten deponeren bij de rechtbank. Hiervoor rekenen wij 195 euro (excl. btw). Het griffierecht is hierin begrepen.

- Vertaalkosten algemene voorwaarden

Wil je je algemene voorwaarden kunnen gebruiken met partijen die het Nederlands niet beheersen? Dan moeten deze worden vertaald in een gangbare buitenlandse taal. Wij kunnen je algemene voorwaarden professioneel laten vertalen in elke taal die je wenst.

- Training gebruik algemene voorwaarden

Gaan ook anderen in je bedrijf werken met de opgeleverde algemene voorwaarden? Dan adviseren wij om deze mensen te trainen in het correcte gebruik ervan. Onze advocaten maken ze bewust van:

• het belang van strakke processen
• welke juridische risico’s er gelopen kunnen worden
• hoe die kunnen worden vermeden
• onder welke omstandigheden uitzonderingen op sommige clausules toegestaan kunnen worden
• hoe afgesproken uitzonderingen moeten worden bevestigd

Deze training bieden wij aan in de vorm van een seminar op je bedrijf. De kosten hiervan zijn 450 euro (excl. btw).

- Korting bij aanlevering oude algemene voorwaarden

Hanteer je al eigen algemene voorwaarden, maar zijn deze toe aan revisie? Dan krijg je van ons een korting van 50 euro als je jouw huidige algemene voorwaarden direct online in word aanlevert.

Maak kennis en krijg een gratis check

Lever nu direct online je gegevens aan, dan checken onze advocaten meteen eerst gratis je juridische kansen en mogelijkheden. Op het door jou op te geven voorkeurstijdstip (mogelijk tot 's avonds 21.00 uur) bellen we je vrijblijvend terug om jouw vragen door te nemen. Wil je ons eerst spreken? Bel ons dan gerust op: 085 - 020 10 10.

Swart Legal is lid van de Vereniging van Incasso- en Proces Advocaten. De advocaten en juristen van Swart Legal hebben ruim 20 jaar specialistische kennis en ervaring op het gebied van (internationaal) handelsrecht en incasso's. Onze kennis houden we doorlopend actueel met cursussen, opleidingen en vakoverleg. Wij werken nadrukkelijk ook voor buitenlandse relaties die in Nederland zaken doen.

Lees ook: Juridisch Risicomanagement - Excellent met Contracten