Arbeidsvoorwaarden wijzigen: Praktische tips

Het kan gebeuren. Je hebt een goed lopend bedrijf, maar door de economische recessie is in de winstgevendheid ervan gedurende de afgelopen jaren de klad gekomen. Dan moet er bezuinigd worden. De loep gaat over de kostenposten. Je vermoeden wordt bevestigd dat ook de personeelskosten inmiddels de pan zijn uitgerezen. De conclusie is even eenvoudig als doeltreffend: Je wilt op de salariskosten bezuinigen.

Er zijn vele wegen die kunnen leiden tot het beoogde effect. Wellicht overweeg je een reorganisatie. Het beeindigen van je werkrelatie met mensen die al een tijd de sfeer verpesten, wil je misschien gelijk meenemen. Het is allemaal mogelijk. In dit artikel staat de vraag centraal hoe je de salarissen met bijkomende emolumenten structureel kunt verlagen van de medewerkers die je hoe dan ook wilt behouden.

Het arbeidsrecht beschermt werknemers, maar houdt de deur voor ondernemers gelukkig soms op een kier. Dat geldt zeker ook voor de mogelijkheid om arbeidsvoorwaarden eenzijdig te wijzigen. Uiteraard zijn de mogelijkheden door de wetgever begrensd. Maar juist dankzij die begrenzing weten we dat de klus is te klaren. Dus gaan we aan de slag je te adviseren over je aanpak. Je bent wel gewaarschuwd. We moeten dat namelijk doen met de nodige omzichtigheid.

Wijzigingsbeding

In de eerste plaats zullen we bekijken of je met je werknemers een zogenoemde ‘wijzigingsbeding’ bent overeengekomen. Dat is een beding in de individuele arbeidscontracten waarin je uitdrukkelijk het recht heeft voorbehouden om in geval van een “zwaarwichtige belang” de arbeidsvoorwaarden te mogen wijzigen. Kijk je het even na? Is het gebeurd? Zo ja, dan kunnen we doorstomen. Zo neen, dan is er nog net geen man overboord, maar adviseren we je wel met een strenge blik om bij de eerstvolgende contractsluiting een dergelijk beding alsnog standaard in je modellen op te nemen. En eerder ons advies te vragen !

Niet voor niets heeft de wetgever namelijk in de wet de bepaling opgenomen dat met werknemers overeengekomen mag worden dat arbeidsvoorwaarden eenzijdig mogen worden gewijzigd. De wetgever heeft daaraan echter wel voorwaarden verbonden. In de eerste plaats moet een dergelijke beding vooraf schriftelijk in het arbeidscontract zijn opgenomen. Mondeling is dus niet genoeg. In de tweede plaats mag je het slechts inroepen als sprake is van een “zwaarwichtig belang”. Het meest sprekende voorbeeld van een dergelijk zwaarwichtig belang is dat door bedrijfseconomische problemen het voortbestaan van het bedrijf in het geding is.

Onvoorziene omstandigheden

Als je in je oneindige optimisme geen contractuele voorzorgsmaatregelen heeft getroffen, is er zoals geschreven nog net geen man overboord. Wel moeten we dan uitwijken naar een andere wettelijke bepaling. Die komt niet uit het arbeidsrecht, maar heeft een algemene gelding in het gehele vermogensrecht. Als je zakelijk bent ingesteld, weet je dat contract is contract en dat dus gemaakte afspraken altijd moeten worden nagekomen. Toch kunnen zich zogenoemde “onvoorziene omstandigheden” voordoen, die met zich meebrengen dat de gemaakte afspraken hoe dan ook moeten worden gewijzigd. De wetgever heeft in “het algemeen gedeelte van het verbintenissenrecht” in het Burgerlijk Wetboek de escape opgenomen de rechter om toestemming te kunnen vragen om in een dergelijke situatie de gevolgen van de overeenkomst te mogen wijzigen.

Toestemming rechter vragen

Je zult je afvragen wat de verschillen zijn tussen deze beide door de wetgever geboden opties. Die verschillen zijn in de eerste plaats van strategische aard. Indien je met je werknemers reeds bij voorbaat de optie hebt opengehouden om eenzijdig arbeidsvoorwaarden te mogen wijzigen, hoef je niet vooraf de rechter nog om toestemming te vragen. Als je die optie niet hebt opgenomen, verwacht de wetgever van je dat je zelf in actie komt door de rechter voor het doorvoeren van die eenzijdige wijziging om toestemming te vragen.

Daarnaast is er een verschil in reikwijdte. Een wijziging in de arbeidsvoorwaarden doorvoeren wegens een zwaarwichtig belang klinkt toch minder moeilijk dan in geval van “onvoorziene omstandigheden welke van dien aard zijn dat de wederpartij naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst niet mag verwachten”. Het zou niet de eerste keer zijn dat het bij dit soort begripsverschillen aankomt op het finale oordeel van de Hoge Raad.

Verlaging pensioenbijdrage

Wellicht overweeg je te bezuinigen op je bijdragen aan de pensioenopbouw van je werknemers. Dat lijkt vooral bij jongere medewerkers minder zwaar te vallen. Toch moet je de verlaging van jouw bijdragen aan de pensioenopbouw van je medewerkers pas in laatste instantie overwegen, pas als het echt helemaal niet anders meer kan. De wetgever hecht namelijk zwaar aan een deugdelijke pensioenopbouw van werknemers. In de Pensioenwet is een serie eisen opgenomen waaraan voldaan moet zijn voordat je als werkgever op jouw eigen pensioenbijdragen mag beknibbelen. Er moet dan sprake zijn van een “ingrijpende” situatie. Bovendien moet je van tevoren de mogelijkheid tot eenzijdige wijziging van dit looncomponent schriftelijk met de betrokken werknemer hebben voorbehouden en de pensioenuitvoerder van dit voorbehoud vooraf in kennis hebben gesteld. Een administratief mijnenveld dus.

Wettelijke basis voor eenzijdige wijziging

De wettelijke basis voor een eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden is hoe dan ook aanwezig. Je bent hopelijk enigszins gerustgesteld. Nu komt het aan op de juiste praktische aanpak. Je geloofwaardigheid mag daarbij niet in twijfel komen. Je moet open kaart spelen. Of, zoals je wilt, met de billen bloot.

Verliescijfers

Je wilt dus de salarissen en bijkomende emolumenten verlagen vanwege stormachtig bedrijfseconomische tegenwind. Dat verlangt stuurmanskunst. Enerzijds wil je onrust bij je personeel, je klanten en leveranciers voorkomen. Anderzijds moet het voor je medewerkers wel duidelijk worden dat voortmodderen met de bestaande hoge salarissen en gadgets het voortbestaan van je onderneming en dus hun arbeidsplaatsen bedreigt. In ieder geval zullen daarom de actuele verliescijfers en vermogenspositie zakelijk maar indringend op tafel moeten komen. Het liefst ondersteund met het verslag van bevindingen van een gecertificeerde accountant. Zodat de objectieve feiten voor zichzelf gaan spreken.

Instemming Ondernemingsraad verplicht

De volgende stap is het betrekken van de ondernemingsraad (als je die hebt) bij je plannen. De instemming van de ondernemingsraad is overigens verplicht als je een beloningssysteem hebt dat je op de schop zet. In ieder geval kan de instemming van een personeelsvertegenwoordiging bijdragen aan de acceptatie van de salarisverlaging onder je personeel. Je hebt dan de belangrijkste strijd gewonnen. Maar let op: Je mag het hierbij niet laten. Uit voorbeelden in de gepubliceerde rechtspraak blijkt dat er regelmatig ondernemers zijn die in het zicht van de finish onderuit gingen omdat ze in de onjuiste veronderstelling verkeerden dat ze de eindstreep al gehaald hadden.

Lees ook: Alles wat je moet weten over Medezeggenschap en de Ondernemingsraad

Instemming werknemer

Om de eindstreep te halen, komt het uiteindelijk allemaal aan op de verkrijging van de uitdrukkelijke instemming van elke individuele werknemer met de wijzing van die arbeidsvoorwaarden. Presenteer een eenzijdige wijziging daarom niet als een voldongen feit. De ervaring leert dat die aanpak min of meer een garantie voor juridische ongelukken vormt. Het minst erge daarvan is dat werknemers al dan niet na ingewonnen juridisch advies veelal gewoon door een dergelijke halfslachtige aanpak heen prikken. Dan zijn de rapen gaar, de werkverhoudingen voor langere tijd verziekt. Erger kunnen de gevolgen zijn indien de betrokken werknemers binnen de wettelijke verjaringstermijnen alsnog op de clandestine salarisverlaging terugkomen. Je bezuinigingsoperatie is dan tot een hopeloze wassen neus verworden.

Mocht je jouw onderneming willen verkopen dan zal de beoogde koper, vaak na een due diligence onderzoek, bij gebleken ontbreken van uitdrukkelijke schriftelijke instemmingen evenmin met vreugde en in ieder geval uiterst gecalculeerd reageren. De moraal van dit gedeelte van het verhaal luidt dan ook: Laat je werknemers voor de salarisverlaging na een warm, goed en begripvol gesprek met jou persoonlijk tekenen.

Goed werkgeverschap

Natuurlijk kan het gebeuren dat een enkele werknemer ondanks je zorgvuldige aanpak verzet toont. Bestaat er een eenzijdig wijzigingsbeding dan zal hij zelf in actie moeten komen door je voor de rechter te dagen. Voor een procedure hoef je bij de juiste, beschreven aanpak echter niet te vrezen. Je hebt jouw zaken op orde. Rechtspraak leert dat de rechter je bij de beschreven zorgvuldige aanpak als goed werkgever zal beoordelen. Het komt dan alleen nog aan op de vraag of de verzettelijke werknemer wel goed werknemerschap toont door zich als een van de weinigen en tegen alle gegronde argumenten in bokkig te blijven opstellen.

Praktische tips bij wijziging arbeidsvoorwaarden:

• Neem in al je arbeidscontracten het voorbehoud op om arbeidsvoorwaarden in geval van zwaarwichtige belangen eenzijdig te mogen wijzigen;
• Ga pas in laatste instantie over op verlaging van je pensioenbijdrage;
• Zorg dat je over actuele bedrijfseconomische cijfers beschikt;
• Schakel een accountant in om je nijpende bedrijfseconomische positie te onderstrepen;
• Speel tegenover je werknemers open kaart betreffende je nijpende bedrijfseconomische positie;
• Verhoog de acceptatie onder je personeel door een vertegenwoordiging van je personeel bij je plannen te betrekken;
• Laat zien dat je niet alleen op personeelskosten bezuinigt;
• Organiseer met elke werknemer een persoonlijk, warm, goed en begripvol gesprek;
• Laat ieder van je werknemers afzonderlijk tekenen voor de wijziging;
• Schakel in een vroegtijdig stadium juridische bijstand in van een arbeidsrechtelijke deskundige voor de juiste, zorgvuldige aanpak, en ter voorkoming van missers als het onverhoopt toch tot een procedure moet komen.

Meer informatie over het wijzigen van arbeidsvoorwaarden

Over het wijzigen van arbeidsvoorwaarden kun je meer lezen in ons artikel: Arbeidscontract wijzigen. Uiteraard mag je ons altijd bellen voor verdere vragen. De gespecialiseerde arbeidsrechtadvocaten van Swart Legal hebben uitgebreide expertise bij het begeleiden van wijzigingen van arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden.