Conflicten op de werkvloer zijn onvermijdelijk. Hoe professioneel en respectvol collega's ook met elkaar omgaan, meningsverschillen blijven een constante factor. Wanneer dergelijke conflicten uit de hand lopen, kan mediation uitkomst bieden. Deze vertrouwelijke gesprekken onder begeleiding van een objectieve derde partij, de mediator, bieden de mogelijkheid om tot een oplossing te komen die voor alle betrokkenen aanvaardbaar is.

Hoewel mediation een krachtig instrument is voor het beheersen en oplossen van conflicten, is een zorgvuldige voorbereiding cruciaal voor een succesvolle afloop. In dit artikel onthullen we tien praktische tips om je voor te bereiden op een mediationgesprek en jouw doelstellingen te realiseren.

Tip 1: Begrijp wat mediation is en hoe het verloopt

Voordat je aan mediation begint, is het belangrijk om te begrijpen wat het inhoudt. Mediation is een vrijwillig proces waarbij een neutrale derde partij (de mediator) helpt bij het vinden van een oplossing voor het conflict. De mediator neemt geen beslissingen, maar begeleidt de communicatie tussen de partijen. Lees ook: Wat is mediation en hoe werkt het.

Tip 2: Wees eerlijk en transparant en bereid je voor op emoties

Eerlijkheid is van cruciaal belang in mediation. Het proces werkt het beste wanneer beide partijen open en eerlijk zijn over hun standpunten en belangen. Dit bevordert wederzijds begrip en helpt bij het vinden van een duurzame oplossing.

Conflicten gaan vaak gepaard met sterke emoties. Het is belangrijk om je hierop voor te bereiden en te bedenken hoe je hier mee om wilt gaan. Probeer kalm en rationeel te blijven, zelfs als de emoties hoog oplopen, maar loop zeker ook niet voor jouw eigen emoties en die van de ander weg.

Tip 3: Definieer jouw doelstellingen voor de mediation

Voordat je aan de mediationgesprekken begint, is het essentieel om jouw persoonlijke doelstellingen te definiëren. Wat zijn jouw grootste zorgen? Waar heb je behoefte aan? Wat moet er opgelost worden zodat je met een goed gevoel verder kunt? Door deze vragen voor jezelf te beantwoorden, krijg je meer duidelijkheid over wat je wilt bereiken. Dit zal je helpen om tijdens de mediation gefocust te blijven en oplossingen te vinden die aan jouw behoeften voldoen.

Tip 4: Kies een geschikt moment voor de afspraken

Mediation vereist jouw volledige aandacht en concentratie. Daarom is het cruciaal om de afspraken te plannen op een moment dat je goed voorbereid en zonder nodeloze afleiding kunt deelnemen. Vermijd drukke werkdagen of tijdstippen waarop je weet dat je afgeleid of vermoeid bent. Plan ook geen belangrijke zaken direct na de mediationbijeenkomst, zodat je de ruimte hebt om te reflecteren op wat er besproken is.

Tip 5: Overweeg of je iemand wilt meenemen

je hoeft het mediationproces niet alleen aan te gaan. Overweeg of het prettig of zelfs noodzakelijk is om iemand mee te nemen als steun. Dit kan een familielid, partner, vriend, vertrouwenspersoon of juridisch adviseur zijn. De mediator zal ervoor zorgen dat beide partijen de gelegenheid krijgen om gezelschap mee te nemen. Soms kan het echter ook beter zijn om zonder begeleiding te gaan, als je verwacht dat dit het gesprek ten goede komt.

Tip 6: Geef jouw behoeften aan tijdens het gesprek

Tijdens een mediationgesprek kunnen er momenten zijn waarop je behoefte hebt aan een pauze. Of het nu gaat om een rookpauze, een toiletpauze, een denkpauze of gewoon een onderbreking om even afstand te nemen, aarzel niet om dit aan te geven. De mediator zal hier begrip voor tonen en de nodige faciliteiten bieden. Een korte pauze kan je helpen om jouw gedachten te ordenen en gefocust te blijven op het bereiken van een oplossing.

Tip 7: Vraag om een caucus indien nodig

Soms kan het voorkomen dat je bepaalde zaken liever bespreekt buiten bijzijn van de andere partij. In dit geval kun je de mediator vragen om een zogenoemde caucus in te lassen. Een caucus is een apart gesprek met de mediator, waarbij de andere deelnemer niet aanwezig is. Dit biedt jou de gelegenheid om in vertrouwen bepaalde kwesties aan te kaarten en de mediator kan je helpen om deze op een constructieve manier bespreekbaar te maken tijdens de gezamenlijke sessie.

Tip 8: Respecteer de vertrouwelijkheid

Wat tijdens een mediation besproken wordt, is strikt vertrouwelijk. Mocht je de behoefte hebben om ook buiten de sessies met iemand te praten over de mediation, bespreek dit dan met de mediator en de andere partij. In sommige gevallen kan het mogelijk zijn om met derden te communiceren, mits zij een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. De mediator kan je hierover verder informeren en de nodige documenten verstrekken.

Tip 9: Maak jouw zorgen kenbaar

Tijdens een mediation kunnen er zorgen of ongemakken ontstaan. Het is belangrijk om deze bespreekbaar te maken, hoe moeilijk dat soms ook kan zijn. Heb je twijfels over de vertrouwelijkheid, de neutraliteit van de mediator of voel je je ongemakkelijk bij bepaalde onderwerpen die aan bod komen? Breng deze kwesties dan ter sprake. Alleen door open te communiceren, kunnen eventuele problemen worden aangepakt en kan het proces worden verbeterd.

Tip 10: Neem de tijd voor reflectie

Aan het einde van de mediation zal de mediator de gemaakte afspraken op papier zetten en jou een conceptversie voorleggen. Neem de tijd om deze versie grondig te bestuderen en, indien nodig, advies in te winnen bij een juridisch adviseur.

Neem geen overhaaste beslissingen en voel je vrij om terug te komen op eerder besproken onderwerpen. De uiteindelijke afspraken zijn pas definitief wanneer beide partijen zich er volledig in kunnen vinden en hun handtekening hebben gezet.

Meer informatie over mediation

Door deze tien tips in acht te nemen, vergroot je aanzienlijk jouw kansen op een succesvolle mediation aanzienlijk. Uiteindelijk is het doel om tot een oplossing te komen die voor alle betrokkenen aanvaardbaar en duurzaam is. Met de juiste voorbereiding, inzet en begeleiding van een ervaren mediator, kan mediation een effectieve manier zijn om zelfs de meest complexe conflicten op te lossen.

Verkeer je in een conflictsituatie waarbij je mediation overweegt? Of zoek je meer informatie over mediation? Bel 085 – 020 10 10 en neem contact op met mr. Marco Swart. Hij is een zeer betrokken, gemotiveerde en ervaren mediator. Hij staat je graag te woord.

Lees ook ons aanbod: Arbeidsmediation - Los je arbeidsconflict buiten de rechter om op met arbeidsmediation