Wat is Peer Review voor Advocaten

Advocaten zijn verplicht om elk jaar deel te nemen aan kwaliteitstoetsing. Eén van de leerzame kwaliteitstoetsen waaruit advocaten kunnen kiezen is Peer Review.

Peer review is een proces waarbij deskundigen binnen een bepaald vakgebied (peers) het werk en de prestaties van een collega beoordelen en evalueren. Het doel van peer review is het waarborgen van de kwaliteit, betrouwbaarheid en integriteit van het beoordeelde werk. Dit proces wordt veel gebruikt in academische en professionele contexten. Het proces helpt niet alleen om fouten, bias of onjuiste interpretaties te identificeren, maar biedt ook constructieve feedback om de kwaliteit van het werk verder te ontwikkelen.

Bij Peer Review voor Advocaten stel je je als advocaat open om je dossiers vrijwillig te laten toetsen door een vakbekwame vakgenoot als je peer. Daarbij vindt aan de hand van enkele dossiers zowel een inhoudelijke toetsing plaats op de wijze waarop je je cliënten en je zaken hebt behandeld als op de wijze waarop je je praktijk voert. Het doel van Peer Review is om eventuele onvolkomenheden en omissies in de kwaliteit van het werk te identificeren en de advocaat te helpen bij het verbeteren van de kwaliteit. De eventuele blinde vlekken die in de loop van de jaren in de praktijkvoering dreigen in te sluipen, kunnen op deze manier boven water worden gehaald.

De toetsing in het kader van peer review vindt in gegarandeerde vertrouwelijkheid en op gelijkwaardige basis plaats op een coachende wijze. De meest opvallende bevindingen worden reflectief besproken met de gereviewde advocaat in volstrekte gelijkwaardigheid. Op deze manier worden samen ingesleten verkeerde gewoontes en blinde vlekken blootgelegd en mogelijke verdere ontwikkelingspunten geïdentificeerd. Voor de gereviewde advocaat leidt peer review steevast tot opfrissing, nieuwe bewustwording en haarscherpe zelfreflectie op de eigen professionele ontwikkeling.

Peer reviews zijn niet voor niets zeer gebruikelijk onder allerlei beroepsgroepen waarbij klanten zeer afhankelijk zijn van de vakbekwaamheid van de professional. Denk aan wetenschappers, artsen, notarissen, piloten, rechters, schilders. In al deze beroepsgroepen draagt peer review sterk bij aan ontwikkeling en waarborging van de kwaliteit van de te leveren diensten.

De voordelen van Peer Review voor Advocaten

De voordelen van het deelnemen aan een peer review voor advocaten zijn talrijk. In de eerste plaats helpt het jou als advocaat om te voldoen aan de kwaliteitseisen voor advocaten. Het biedt daarnaast een externe, onafhankelijke en objectieve beoordeling van de kwaliteit van je dossiers, waardoor je als advocaat in staat bent om de kwaliteit van je werk verder te verbeteren. Het biedt ook een kans voor jou als advocaat om jouw werkwijze en technieken aan te scherpen. En het is interessant om professionele feedback te krijgen van een andere ervaren advocaat die vergelijkbare werkervaring heeft. Door te luisteren naar de suggesties van een andere advocaat, kun je als advocaat ervoor zorgen dat jouw dossiers kloppen en up-to-date zijn. Met de informatie die je opdoet, kun je bovendien je kantoorprocessen verbeteren en je klanten nog beter bedienen.

Lees ook: Kritische Advocaten kunnen niet zonder Peer Review

De opleidingspunten bij Peer Review voor Advocaten

De verplichting tot het behalen van twintig opleidingspunten per jaar (artikel 4.4 Voda) staat los van de verplichting om elk jaar deel te nemen aan de kwaliteitstoetsen (artikel 4.3a Voda). Als een advocaat kiest voor intervisie of peer review, kunnen daarmee ook opleidingspunten worden opgevoerd met een maximum van vier per jaar (zie artikel 4.4 lid 5 sub d van de Voda). Deze punten worden aangemerkt als niet-juridische punten. Voor peer review geldt dat de reviewer in een verslag bevestigt dat peer review heeft plaatsgevonden met een korte, niet inhoudelijke, omschrijving van hetgeen aan de orde is gekomen.

Lees ook: Vereisten Peer Review Orde van Advocaten

De wettelijke basis van Peer Review voor Advocaten

Het maatschappelijk belang dat wordt gehecht aan peer reviews onder advocaten als onderdeel van gewenste kwaliteitswaarborging wordt op meerdere wetgevingsniveaus onderkend en onderstreept.

Zo heeft de Europese Commissie vastgelegd in haar “Recommendation of 27 November 2013 on the right to legal aid for suspects or accused persons in criminal proceedings” Section 3 on effectiveness and quality of legal aid establishes that “Legal assistance provided under legal aid schemes should be of high quality in order to ensure the fairness of proceedings. To this end, systems to ensure the quality of legal aid lawyers should be in place in all Member States.” This includes accreditation of legal aid providers and appropriate training.

In art. 7 van de EU Directive 2016/1919 over “Quality of legal aid services and training” is vastgelegd: “Member States shall take necessary measures to ensure that: (a) there is an effective legal aid system that is of an adequate quality; and (b) legal aid services are of a quality adequate to safeguard the fairness of the proceedings, with due respect for the independence of the legal profession.”

Op basis van art. 26 van de Advocatenwet heeft de Nederlandse Orde van Advocaten in art. 4.3a lid 1 onder b van de Verordening op de Advocaten (Voda) over het volgen van Peer Review nader bepaald: “Kwaliteitstoetsing kan door peer review door een reviewer die is aangewezen als deskundige als bedoeld in artikel 26, eerste lid, van de Advocatenwet, gedurende ten minste vier uur per jaar, met ten minste twee uur en ten hoogste vier uur aaneengesloten per dag. ”

Over de persoon van degene die de peer review afneemt (de ‘reviewer’) is in art. 13c van de Regeling op de Advocatuur (Roda) nader uitgewerkt: Een reviewer wordt uitsluitend als deskundige als bedoeld in artikel 26, eerste lid, van de Advocatenwet aangewezen indien deze:

• a. een advocaat is die langer dan zeven jaar op het tableau is ingeschreven;
• b. werkzaam is op het rechtsgebied waarop hij de review doet; en
• c. in de afgelopen vijf jaar voor de datum van de aanvraag een cursus heeft gevolgd op het gebied van peer review bestaande uit ten minste twee dagdelen en een terugkombijeenkomst.

Advocaat mr. Marco Swart voldoet aan al deze criteria en is door de Nederlandse Orde van Advocaten bij besluit aangewezen, gecertificeerd en geregistreerd als reviewer Peer Review. De rechtsgebieden waarop hij Peer Reviews geeft zijn Arbeidsrecht en Algemene Praktijk.

Over de vorm van de Peer Review schrijft art. 13a van de Regeling op de Advocatuur (Roda) nader voor dat:

• a. de peer review wordt uitgevoerd door een reviewer die werkzaam is op hetzelfde rechtsgebied of dezelfde rechtsgebieden als de gereviewde advocaat
• b., de advocaat en de reviewer reviewen elkaar niet over en weer
• c. de advocaat en de reviewer bespreken voorafgaand aan de review de reikwijdte van de geheimhouding van hetgeen tijdens de review wordt besproken of wordt ingezien
• d. voorafgaand aan de peer review voert de advocaat een zelfevaluatie uit ter voorbereiding op de review
• e. de review omvat ten minste vijf dossiers die door de reviewer worden geselecteerd in overleg met de advocaat
• f. De reviewer maakt bij de review gebruik van de door de algemene raad vastgestelde beoordelingscriteria
• g. de review wordt afgesloten door een gesprek tussen de reviewer en de advocaat
• h. de reviewer bevestigt in een verslag dat peer review heeft plaatsgevonden met een korte, niet inhoudelijke, omschrijving van hetgeen aan de orde is gekomen

Wat tijdens een Peer Review wordt beoordeeld en besproken

De peer review bestaat uit een grondige analyse van het werk en technische vaardigheden van de advocaat. Het proces omvat het onderzoeken van de beschikbare documentatie, het verifiëren van de juridische argumenten, het analyseren van de procedure en het beoordelen van de kwaliteit van het werk. De beoordeling omvat ook het beoordelen van de inhoud van de dossiers, met inbegrip van de kennis van de advocaat over de wet en de relevante jurisprudentie.

Door de Nederlandse Orde van Advocaten is in de Regeling op de Advocatuur (Roda) uitgewerkt aan de hand van welke criteria de dossiers van de gereviewde advocaat dienen te worden beoordeeld en besproken. Die criteria zijn:

1. Indeling en beheer van het dossier
2. Communicatie zoals die uit de dossierstukken blijkt
3. Strategie van de zaak
4. Vakinhoud
5. Besef van kwaliteit en integriteit
6. Best practices

Lees ook: Beoordelingscriteria Peer Review van de Nederlandse Orde van Advocaten

Voorbeelden van onvolkomenheden die vaak bij een peer review naar voren komen, zijn: Ontbrekende of tekortschietende opdrachtbevestiging; te laat of geen actie ondernemen; geen goede communicatie met cliënt over de kans van slagen, stand van zaken en over de kosten; “lege” dossiers; geen of weinig aantekeningen van besprekingen en telefoongesprekken.

Aan de beoordeling kleven geen andere juridische gevolgen dan dat deze tussen de reviewer en de gereviewde wordt besproken. Over de inhoud van de beoordeling vindt geen inhoudelijke rapportage aan derden plaats, dus ook niet aan de deken of de Nederlandse Orde van Advocaten. De gereviewde advocaat is zelf verantwoordelijk voor de eventuele implementatie van de aanbevelingen en hoe hij met de bevindingen aan de slag gaat.

Optioneel: Coaching voor Advocaten

Overweeg om Peer Review voor Advocaten te combineren met Coaching voor Advocaten. Als advocaat wordt tegenwoordig veel van je gevraagd. Er wordt niet alleen maar van je verlangd dat je over actuele juridische kennis beschikt. Juist ook de ontwikkeling van soft skills staat steeds meer in de belangstelling. Deze vaardigheden kunnen je aanzienlijk verder brengen op het gebied van persoonlijk leiderschap, commerciële kansen en creatief en constructief meedenken met je cliënten. Je kan met alle vraagstukken rondom persoonlijke ontwikkeling bij ons terecht.

Coaching is een leermiddel. Het helpt je om tot waardevolle inzichten over jezelf te komen, de juiste plannen te maken en nauwkeurig vast te stellen wat je wanneer en hoe moet doen. Je krijgt antwoorden op de vragen wat voor jou het beste werkt en in welke situatie. Met onze coaching voor advocaten werken we gericht aan specifieke leerdoelen. Mr. Marco Swart biedt deze specifieke coaching aan, die je separaat kan volgen, maar die je ook kan doen in combinatie met Peer Review.

Lees ook: Coaching voor Advocaten

Hoe wij Peer Review aanpakken

Als je belangstelling hebt voor een Peer Review nodigen wij je van harte uit om contact met ons op te nemen. Onze aanpak van de Peer Review voor Advocaten verloopt in de navolgende volgorde.

- Intake: Graag bespreken we met je hoe we de Peer Review samen gaan aanpakken, hoe we met de geheimhouding zullen omgaan, of je nog eventuele wensen, leerdoelen of aandachtspunten hebt. We bereiden je voor hoe je bij aanvang de vereiste zelfevaluatie uitvoert. We kiezen samen een geschikte datum en tijdstip waarop de Peer Review zal plaatsvinden. Je hebt volop gelegenheid je vragen te stellen en onze werkwijze op elkaar af te stemmen.

- Dossieronderzoek: Op de afgesproken datum en tijdstip komt de reviewer op jouw kantoor. We beginnen met een gesprek. We bespreken dan de zelfevaluatie ter voorbereiding op de review. Hierin staat centraal wat de mogelijke aandachtspunten tijdens de review kunnen zijn. Vervolgens kiest de reviewer in overleg met de gereviewde advocaat aan de hand van een dossierlijst willekeurig 5 dossiers met voldoende gewicht uit. De reviewer trekt zich terug en neemt de tijd om deze dossiers door te nemen. Bij de bestudering is het beoordelingskader van de Nederlandse Orde van Advocaten leidend.

- Bespreking: In dit reviewgesprek stelt de reviewer jou allerlei reflectieve en verhelderende vragen over wat hem tijdens het dossieronderzoek is opgevallen. Hierbij zit de reviewer niet tegenover jou, maar naast jou. Deze vragen kunnen gaan over waarom je voor een bepaalde aanpak hebt gekozen, over de inrichting van je dossier, over aspecten die niet meteen uit het dossier zijn te herleiden, over de wijze waarop de communicatie met de cliënt, de wederpartij, de rechter en/of eventuele anderen is verlopen. Dit gesprek is bedoeld om te reflecteren en je aan het nadenken te zetten.

- Verslaglegging: Uit dit gesprek volgen als vanzelf gezamenlijke conclusies en aanbevelingen. Wat ging er goed, wat kon beter en wat ontbreekt. Die komen in de eerste plaats uit jezelf. De reviewer legt deze bevindingen vast in een vertrouwelijk verslag en stuurt deze aan jou toe. Dit verslag is uitsluitend voor jou bestemd als geheugensteun en voor niemand anders. Naast dit verslag ontvang je van de reviewer een door de Nederlandse Orde van Advocaten goedgekeurd en geaccepteerd deelnamebewijs.

Wie is jouw Peer Reviewer

Begin jaren 2000 was mr. Marco Swart als advocaat nauw betrokken bij de uitreiking van het allereerste keurmerk aan een advocatenkantoor in Nederland (lees ook: Kwaliteitsgaranties). Sinds 2005 is hij opgeleid als gespreksleider Intervisie en in 2023 is hij door de Nederlandse Orde van Advocaten opgeleid en gecertificeerd als reviewer Peer Review op het gebied van het Arbeidsrecht en de Algemene Praktijk.

Marco Swart is niet alleen een zeer ervaren advocaat (beëdigd in 1996) en mediator, maar ook beroepsmatig opgeleid en werkzaam als coach (zie ook: Coaching voor Advocaten). Hij is een internationaal erkende NLP-Trainer en aangesloten bij de Nederlandse Orde van Beroepscoaches (NOBCO), het Internationaal Coaches Register (ICR) en het Alternative Dispute Register (ADR). Mr. Marco Swart heeft een uiteenlopende algemene rechtspraktijk met accenten op het Arbeidsrecht, Verbintenissenrecht en het Aansprakelijkheidsrecht. Graag deelt hij met jou zijn kennis, ervaring en vaardigheden.

Lees ook het Interview met mr. Marco Swart in het Tijdschrift Mr.: Iedereen heeft blinde vlekken, peer review kan die eruit halen

Kwaliteiten en eigenschappen Marco Swart

• weet mensen op hun gemak te stellen
• kan goed (actief) luisteren
• is de taal meester
• beschikt over scherpzinnige analytische vermogens
• is een onafhankelijke denker
• weet de vinger op zere plekken te leggen
• is geen zachte heelmeester
• is een kritische sparring partner
• heeft strategisch inzicht
• is creatief, heeft een praktische instelling en is oplossingsgericht

Maak meteen een afspraak voor Vrijblijvende Kennismaking

Graag maken wij kennis met je. Vertel ons tijdens ons kennismakingsgesprek wat je wil bereiken. Wij vertellen je dan over onze werkwijze en aanpak. Onze kennismaking is geheel gratis en vrijblijvend. Wil je meer informatie of meteen een afspraak maken? Bel ons op: 085 - 020 10 10 en vraag direct naar Marco Swart.