Een personeelshandboek is erg handig zodra je meer werknemers in dienst krijgt. Je arbeidscontracten kunnen dan een stuk korter blijven. Nieuwe medewerkers kunnen snel leren welke regels van toepassing zijn. En je creëert meteen een duidelijk en uniform bedrijfsbeleid. Een goed personeelshandboek maak je echter niet zomaar even door een modelletje van het internet te plukken. Zorg ervoor dat het personeelshandboek optimaal is toegesneden op de specifieke kenmerken van je eigen bedrijf.
In dit artikel leren onze arbeidsrecht-experts je:
- De voordelen van een eigen personeelshandboek
- Het verschil tussen een personeelshandboek en een personeelsreglement
- De wettelijke regels waarmee je rekening moet houden voor een rechtsgeldige toepassing
- Checklist: De onderwerpen die je in een personeelshandboek kunt regelen
- Hoe je een personeelshandboek rechtsgeldig implementeert en up-to-date houdt
Aan de hand van deze punten leggen we je hieronder stap voor stap uit hoe je een personeelshandboek op een goede manier binnen je bedrijf kunt gaan gebruiken. Aan het eind vind je een samenvatting met stappenplan.
1. De voordelen van een eigen personeelshandboek
Het grote voordeel van een personeelshandboek is dat je de individuele arbeidscontracten met je werknemers kort kunt houden. Alleen de punten die onderhandelbaar of individualiseerbaar zijn neem je op in het arbeidscontract. Denk aan het salaris, een eventuele bonus, het aantal uren per week en de duur. Gesprekken over arbeidsvoorwaarden worden hiermee een stuk overzichtelijker. Alle overige onderwerpen kunnen in het personeelshandboek.
Een ander praktisch voordeel is dat de onderwerpen in het personeelshandboek sneller, makkelijker en eenvoudiger door de werkgever kunnen worden gewijzigd. De bevoegdheid van de werkgever om in specifieke situaties eenzijdig de (secundaire en tertiaire) arbeidsvoorwaarden te mogen wijzigen volgt in de eerste plaats uit art. 7:613 BW. Daarnaast mag een werkgever de regels op het werk nader verduidelijken op grond van zijn wettelijke instructierecht.
Het allerbelangrijkste voordeel van een personeelshandboek is dat je als werkgever makkelijker sancties kunt opleggen of zelfs tot ontslag kunt overgaan bij overtreding. Een gewaarschuwd mens telt immers voor twee. In de rechtspraak zijn talloze voorbeelden te vinden waarin het feit dat duidelijk schriftelijk was vastgelegd welk gedrag wel en niet is toegestaan het verschil uitmaakte tussen de rechtszaak winnen of verliezen. Met een personeelsreglement of personeelshandboek sta je kortom een stuk steviger in het geval van een onverhoopt arbeidsconflict.
2. Het verschil tussen een personeelshandboek en een personeelsreglement
In de praktijk worden voor het personeelsreglement en het personeelshandboek allerlei termen door elkaar gebruikt. In de wet wordt tussen deze termen geen onderscheid gemaakt. Er zijn over het personeelshandboek of personeelsreglement geen bijzondere wettelijke regels in de wet opgenomen. Het belangrijkste wettelijke uitgangspunt is dat deze uitdrukkelijk deel dienen uit te maken van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld in de vorm van een verwijzing.
Een personeelsreglement wordt ook wel algemene arbeidsvoorwaarden genoemd. Een personeelsreglement is een bondig opgesteld juridisch document. De toepasselijke regels worden puntig en eenduidig weergegeven. Een personeelsreglement is sneller en makkelijker op te stellen. Het wordt echter ook minder snel en minder makkelijk gelezen.
Een personeelshandboek daarentegen bevat meestal een uitgebreide uitleg en toelichting op de gang van zaken in je bedrijf. Een personeelshandboek is vaak veel uitgebreider en makkelijker leesbaar. Daarin zit echter ook het risico dat werknemers daaruit meer rechten kunnen ontlenen dan de bedoeling is. Ook loop je bij een slordig opgesteld personeelshandboek het risico op schadelijke juridische tegenstrijdigheden.
3. Houdt rekening met deze wettelijke regels
- Zorg ervoor dat de bepalingen in het personeelshandboek of personeelsreglement voldoen aan de dwingend wettelijke regels in de wet. In de wet staan veel bepalingen waarvan je niet mag afwijken. Als je bepalingen opneemt die met de wet in strijd zijn gaat de wet voor.
- Houdt rekening met een eventueel toepasselijke cao. Veel cao’s bevatten regels waaraan minimaal moet zijn voldaan als je daarvan wil afwijken. Dat wil zeggen dat je daarvan wel mag afwijking in het voordeel van de werknemer. Andere cao’s zijn standaard cao’s waarvan je hoe dan ook niet mag afwijken.
- Let op dat je in het personeelshandboek of personeelsreglement geen toezeggingen doet die je wellicht niet kunt waarmaken. Dat risico doet zich vooral voor bij secundaire arbeidsvoorwaarden als verzekeringsdekkingen en pensioenregelingen. Het is van belang dat de bewoordingen in je personeelshandboek of personeelsreglement exact aansluiten bij de bewoordingen in de toepasselijke verzekeringspolissen en eventuele wettelijke pensioenregeling om te voorkomen dat je te maken kunt krijgen met een verzekeringsgat.
- Voorkom tegenstrijdigheden, bijvoorbeeld in de toepassing. Een personeelshandboek of personeelsreglement krijgt minder juridische betekenis als je de bepalingen erin niet konsekwent naleeft en handhaaft. Het is lastiger er in een concrete situatie of bij een rechter een beroep op te doen als je niet iedereen op dezelfde konsekwente manier behandelt.
- Niet alle regels lenen zich ervoor om in een personeelshandboek of personeelsreglement te worden opgenomen. Aan sommige soorten bepalingen stellen de wet en de rechtspraak hogere eisen (het schriftelijkheidsvereiste). Indien dat zich voordoet is het beter de desbetreffende clausule in het arbeidscontract zelf op te nemen. Denk in het bijzonder aan het concurrentiebeding, het relatiebeding en het rechtskeuzebeding.
- Heb je een onderneming met meer dan 50 werknemers? Dan verplicht de wet je om een ondernemingsraad te hebben. In de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is bepaald dat je de ondernemingsraad bij het invoeren of wijzigen van een personeelsreglement altijd eerst om advies dient te vragen. (Lees ook: Alles wat je moet weten over Medezeggenschap en de Ondernemingsraad).
- Een personeelshandboek of personeelsreglement is pas echt rechtsgeldig overeengekomen als de werknemer van de inhoud kennis heeft genomen en met de toepasselijkheid ervan heeft ingestemd. Dat moet je als werkgever kunnen bewijzen. Het is daarom aan te bevelen dit op een goede manier in het arbeidscontract te verwoorden en vast te leggen.
4. Checklist: De onderwerpen van een personeelshandboek
Hieronder geven we een checklist van mogelijke onderwerpen. Deze checklist betreft de meest voorkomende onderwerpen om in een personeelshandboek op te nemen. Deze checklist is echter niet uitputtend. Afhankelijk van het bedrijf dat je hebt zijn ook andere onderwerpen denkbaar en mogelijk.
- Toepasselijkheid: Op welke personen is het reglement van toepassing
- Werktijden: Denk aan venstertijden en wijze van tijdsregistratie
- Overuren: Wanneer te verwachten, wanneer toestemming en hoe te registreren
- Thuiswerkregeling: Regel de condities waaronder thuis mag worden gewerkt
- Studiekostenregeling: Stel eisen aan de te volgen studie en terugbetalingsregeling (lees ook: De scholingsplicht en het studiekostenbeding)
- Reiskosten en onkosten: Welke kosten worden vergoed en hoe te declareren
- Verlofregeling: Aanvraagprocedure, berekeningswijze
- Bijzondere verlofregelingen: Aanvraagprocedure, uitwerking wettelijke regelingen
- Ziekteverzuimregeling: Regel de handelswijze bij en gevolgen van ziekmeldingen
- Gebruik bedrijfseigendommen, zoals laptop, mobiele telefoon, bedrijfskleding
- Bedrijfsautoregeling: Stel duidelijke regels bij het gebruik van voertuigen die voor zakelijke doeleinden ter beschikking zijn gesteld
- Pensioen: verwijzing en eventuele uitleg van toepasselijke pensioenregeling
- Verzekeringen: Verwijzing en eventuele uitleg van aanwezige verzekeringsdekkingen, bijvoorbeeld bij arbeidsongeschiktheid en bedrijfsongevallen
- Boetes: Welke boetes zijn verschuldigd bij overtredingen voorschriften
- Social media code: Beperkingen in het gebruik van social media namens het bedrijf
- Geheimhouding en vertrouwelijkheid
- Klachtenregeling: Denk ook aan situaties zoals seksuele intimidatie, grensoverschrijdend gedrag en ongewenste initimiteiten
- Klokkenluidersregeling: Geef medewerkers de kans hun onvrede binnen de organisatie te uiten in plaats van daarbuiten.
5. Implementatie en up-to-date houden van het personeelshandboek
De belangrijkste stap bij het opstellen van het personeelshandboek is de implementatie. Een goed opgesteld personeelshandboek is niets waard als er onvoldoende kennis van wordt genomen, geen draagvlak heeft en niet consequent wordt gehandhaafd.
- Laat de medewerkers kennis nemen van het personeelshandboek: Dat doe je door het personeelshandboek op alle mogelijke manieren onder de aandacht te brengen. Denk aan publicatie op het intranet, het versturen per mail en het op schrift ter beschikking stellen. Zorg ervoor dat alle medewerkers vervolgens te allen tijden op een makkelijke manier toegang tot het personeelshandboek kunnen krijgen.
- Creëer draagvlak: Strikt genomen kun je naleving alleen afdwingen als de desbetreffende medewerker met de invoering akkoord is gegaan. Organiseer daarom bij voorkeur een handtekening voor akkoord. Een akkoord bereik je doorgaans eerder als je één of meerdere sessies met je medewerkers organiseert. Neem daarin samen de bepalingen door, geef zoveel mogelijk uitleg en toelichting. Biedt vooral ook ruimte voor vragen en feedback.
- Handhaaf consequent: Een personeelshandboek dat niet wordt gehandhaafd is al snel waardeloos. Uiteraard kunnen zich uitzonderingssituaties voordoen, maar wees hierin dan transparant. In alle overige situaties is het advies: Handhaaf met waarschuwingen, disciplinaire maatregelen, boetes en desnoods ontslag.
- Houdt het personeelshandboek up-to-date: Een goed personeelshandboek groeit met je organisatie mee. Naarmate je organisatie verandert zal het personeelshandboek mee moeten veranderen. Leer van de ervaringen, verzamel feedback en verwerkt deze in nieuwe versies. Overvoer je medewerkers echter niet met doorlopende wijzigingen, maar voer deze op enkele vaste momenten (bijvoorbeeld 2 maal per jaar) per jaar door.
6. Samenvatting: Stappenplan
Om een personeelshandboek succesvol te implementeren adviseren onze arbeidsrecht-experts het navolgende stappenplan te doorlopen:
- Verzamel de bestaande regelingen die in omloop zijn
- Interview het management omtrent de wensen en behoeften in de organisatie
- Maak een eerste concept en leg dit aan het management voor
- Verwerk de input van het management in de definitieve versie
- Leg de definitieve versie voor aan een personeelsvertegenwoordiging (optioneel) of ondernemingsraad (wettelijk verplicht bij ondernemingen met meer dan 50 personeelsleden)
- Verwerk de eventuele input van het personeel
- Publiceer het personeelshandboek zodat het voor alle personeelsleden makkelijk toegankelijk en raadpleegbaar is
- Vraag alle medewerkers het nieuwe handboek of reglement voor akkoord te ondertekenen
- Verzamel aan de hand van de ervaringen de input voor de updates. Update het personeelshandboek op vaste regelmatige momenten, bijvoorbeeld twee maal per jaar
- Wees consequent in de handhaving van de opgenomen bepalingen
Meer weten? Informeer!
De arbeidsrecht-experts van Swart Legal hebben meer dan 20 jaar ervaring met het oplossen, voorkomen en beheersen van arbeidsconflicten. Graag helpen wij je bij het invoeren van een goed personeelshandboek of personeelsreglement in jouw organisatie. Bel voor meer informatie naar 085 – 020 10 10 en vraag naar arbeidsrecht-expert mr. Marco Swart.
Neem deel aan de Online Masterclass
Wil je (meer) mensen in dienst nemen en wil je weten hoe je dat het beste aanpakt? Vraag je je af welke soorten contracten je het beste kunt sluiten, hoe je ze moet opstellen en waarover je het beste kunt onderhandelen?
Leer alles wat je moet weten als je personeel en zzp-ers wilt aannemen of je organisatie wilt professionaliseren: Laat je binnen 120 minuten volledig bijpraten en krijg talrijke praktische en juridische tips. Met Tevredenheidsgarantie en Deelnamecertificaat.
Ga naar: Online Masterclass Alle Toeters en Bellen van het Arbeidscontract
Download nu GRATIS het E-Boek "De Toeters en Bellen van het Arbeidscontract"
Wil je meer weten waarop je moet letten bij het opstellen van arbeidscontracten, arbeidsreglement en personeelshandboek? Of ben je van plan je personeelsbestand uit te breiden en te professionaliseren? Download dan nu gratis en vrijblijvend het populaire E-Boek "De Toeters en Bellen van het Arbeidscontract". In deze Ultieme Gids voor HR en MKB deelt arbeidsrechtadvocaat, ADR-mediator en NOBCO-ondernemerscoach mr. Marco Swart graag met jou meer dan 20 jaar specialistische kennis en praktijkervaring met het opstellen en uitonderhandelen van arbeidscontracten, personeelsreglementen en personeelshandboeken.
Klik hier en download nu gratis deze populaire praktische Gids over Arbeidscontracten
