Maak meteen een afspraak! Bel: 085 - 020 10 10

Een goed personeelshandboek maken doe je zo!

Het Personeelshandboek

Een personeelshandboek is erg handig zodra je meer werknemers in dienst krijgt. Je arbeidscontracten kunnen dan een stuk korter blijven. Nieuwe medewerkers kunnen snel leren welke regels van toepassing zijn. En je creëert meteen een duidelijk en uniform bedrijfsbeleid. Een goed personeelshandboek maak je echter niet zomaar even door een modelletje van het internet te plukken. Zorg ervoor dat het personeelshandboek optimaal is toegesneden op de specifieke kenmerken van je eigen bedrijf.

In dit artikel leren onze arbeidsrecht-experts je:

  1. De voordelen van een eigen personeelshandboek
  2. Het verschil tussen een personeelshandboek en een personeelsreglement
  3. De wettelijke regels waarmee je rekening moet houden voor een rechtsgeldige toepassing
  4. Checklist: De onderwerpen die je in een personeelshandboek kunt regelen
  5. Hoe je een personeelshandboek rechtsgeldig implementeert en up-to-date houdt

Aan de hand van deze punten leggen we je hieronder stap voor stap uit hoe je een personeelshandboek op een goede manier binnen je bedrijf kunt gaan gebruiken. Aan het eind vind je een samenvatting met stappenplan.

1. De voordelen van een eigen personeelshandboek

Het grote voordeel van een personeelshandboek is dat je de individuele arbeidscontracten met je werknemers kort kunt houden. Alleen de punten die onderhandelbaar of individualiseerbaar zijn neem je op in het arbeidscontract. Denk aan het salaris, een eventuele bonus, het aantal uren per week en de duur. Gesprekken over arbeidsvoorwaarden worden hiermee een stuk overzichtelijker. Alle overige onderwerpen kunnen in het personeelshandboek.

Een ander praktisch voordeel is dat de onderwerpen in het personeelshandboek sneller, makkelijker en eenvoudiger door de werkgever kunnen worden gewijzigd. De bevoegdheid van de werkgever om in specifieke situaties eenzijdig de (secundaire en tertiaire) arbeidsvoorwaarden te mogen wijzigen volgt in de eerste plaats uit art. 7:613 BW. Daarnaast mag een werkgever de regels op het werk nader verduidelijken op grond van zijn wettelijke instructierecht.

Het allerbelangrijkste voordeel van een personeelshandboek is dat je als werkgever makkelijker sancties kunt opleggen of zelfs tot ontslag kunt overgaan bij overtreding. Een gewaarschuwd mens telt immers voor twee. In de rechtspraak zijn talloze voorbeelden te vinden waarin het feit dat duidelijk schriftelijk was vastgelegd welk gedrag wel en niet is toegestaan het verschil uitmaakte tussen de rechtszaak winnen of verliezen. Met een personeelsreglement of personeelshandboek sta je kortom een stuk steviger in het geval van een onverhoopt arbeidsconflict.

2. Het verschil tussen een personeelshandboek en een personeelsreglement

In de praktijk worden voor het personeelsreglement en het personeelshandboek allerlei termen door elkaar gebruikt. In de wet wordt tussen deze termen geen onderscheid gemaakt. Er zijn over het personeelshandboek of personeelsreglement geen bijzondere wettelijke regels in de wet opgenomen. Het belangrijkste wettelijke uitgangspunt is dat deze uitdrukkelijk deel dienen uit te maken van de arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld in de vorm van een verwijzing.

Een personeelsreglement wordt ook wel algemene arbeidsvoorwaarden genoemd. Een personeelsreglement is een bondig opgesteld juridisch document. De toepasselijke regels worden puntig en eenduidig weergegeven. Een personeelsreglement is sneller en makkelijker op te stellen. Het wordt echter ook minder snel en minder makkelijk gelezen.

Een personeelshandboek daarentegen bevat meestal een uitgebreide uitleg en toelichting op de gang van zaken in je bedrijf. Een personeelshandboek is vaak veel uitgebreider en makkelijker leesbaar. Daarin zit echter ook het risico dat werknemers daaruit meer rechten kunnen ontlenen dan de bedoeling is. Ook loop je bij een slordig opgesteld personeelshandboek het risico op schadelijke juridische tegenstrijdigheden.

3. Houdt rekening met deze wettelijke regels

- Zorg ervoor dat de bepalingen in het personeelshandboek of personeelsreglement voldoen aan de dwingend wettelijke regels in de wet. In de wet staan veel bepalingen waarvan je niet mag afwijken. Als je bepalingen opneemt die met de wet in strijd zijn gaat de wet voor.

- Houdt rekening met een eventueel toepasselijke cao. Veel cao’s bevatten regels waaraan minimaal moet zijn voldaan als je daarvan wil afwijken. Dat wil zeggen dat je daarvan wel mag afwijking in het voordeel van de werknemer. Andere cao’s zijn standaard cao’s waarvan je hoe dan ook niet mag afwijken.

- Let op dat je in het personeelshandboek of personeelsreglement geen toezeggingen doet die je wellicht niet kunt waarmaken. Dat risico doet zich vooral voor bij secundaire arbeidsvoorwaarden als  verzekeringsdekkingen en pensioenregelingen. Het is van belang dat de bewoordingen in je personeelshandboek of personeelsreglement exact aansluiten bij de bewoordingen in de toepasselijke verzekeringspolissen en eventuele wettelijke pensioenregeling om te voorkomen dat je te maken kunt krijgen met een verzekeringsgat.

- Voorkom tegenstrijdigheden, bijvoorbeeld in de toepassing. Een personeelshandboek of personeelsreglement krijgt minder juridische betekenis als je de bepalingen erin niet konsekwent naleeft en handhaaft. Het is lastiger er in een concrete situatie of bij een rechter een beroep op te doen als je niet iedereen op dezelfde konsekwente manier behandelt.

- Niet alle regels lenen zich ervoor om in een personeelshandboek of personeelsreglement te worden opgenomen. Aan sommige soorten bepalingen stellen de wet en de rechtspraak hogere eisen (het schriftelijkheidsvereiste). Indien dat zich voordoet is het beter de desbetreffende clausule in het arbeidscontract zelf op te nemen. Denk in het bijzonder aan het concurrentiebeding, het relatiebeding en het rechtskeuzebeding.

- Heb je een onderneming met meer dan 50 werknemers? Dan verplicht de wet je om een ondernemingsraad te hebben. In de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is bepaald dat je de ondernemingsraad bij het invoeren of wijzigen van een personeelsreglement altijd eerst om advies dient te vragen.

- Een personeelshandboek of personeelsreglement is pas echt rechtsgeldig overeengekomen als de werknemer van de inhoud kennis heeft genomen en met de toepasselijkheid ervan heeft ingestemd. Dat moet je als werkgever kunnen bewijzen. Het is daarom aan te bevelen dit op een goede manier in het arbeidscontract te verwoorden en vast te leggen.

4. Checklist: De onderwerpen van een personeelshandboek

Hieronder geven we een checklist van mogelijke onderwerpen. Deze checklist betreft de meest voorkomende onderwerpen om in een personeelshandboek op te nemen. Deze checklist is echter niet uitputtend. Afhankelijk van het bedrijf dat je hebt zijn ook andere onderwerpen denkbaar en mogelijk.

  1. Toepasselijkheid: Op welke personen is het reglement van toepassing
  2. Werktijden: Denk aan venstertijden en wijze van tijdsregistratie
  3. Overuren: Wanneer te verwachten, wanneer toestemming en hoe te registreren
  4. Thuiswerkregeling: Regel de condities waaronder thuis mag worden gewerkt
  5. Studiekostenregeling: Stel eisen aan de te volgen studie en terugbetalingsregeling
  6. Reiskosten en onkosten: Welke kosten worden vergoed en hoe te declareren
  7. Verlofregeling: Aanvraagprocedure, berekeningswijze
  8. Bijzondere verlofregelingen: Aanvraagprocedure, uitwerking wettelijke regelingen
  9. Ziekteverzuimregeling: Regel de handelswijze bij en gevolgen van ziekmeldingen
  10. Gebruik bedrijfseigendommen, zoals laptop, mobiele telefoon, bedrijfskleding
  11. Bedrijfsautoregeling: Stel duidelijke regels bij het gebruik van voertuigen die voor zakelijke doeleinden ter beschikking zijn gesteld
  12. Pensioen: verwijzing en eventuele uitleg van toepasselijke pensioenregeling
  13. Verzekeringen: Verwijzing en eventuele uitleg van aanwezige verzekeringsdekkingen, bijvoorbeeld bij arbeidsongeschiktheid en bedrijfsongevallen
  14. Boetes: Welke boetes zijn verschuldigd bij overtredingen voorschriften
  15. Social media code: Beperkingen in het gebruik van social media namens het bedrijf
  16. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
  17. Klachtenregeling: Denk ook aan situaties zoals seksuele intimidatie en ongewenste initimiteiten
  18. Klokkenluidersregeling: Geef medewerkers de kans hun onvrede binnen de organisatie te uiten in plaats van daarbuiten.

5. Implementatie en up-to-date houden van het personeelshandboek

De belangrijkste stap bij het opstellen van het personeelshandboek is de implementatie. Een goed opgesteld personeelshandboek is niets waard als er onvoldoende kennis van wordt genomen, geen draagvlak heeft en niet consequent wordt gehandhaafd.

- Laat de medewerkers kennis nemen van het personeelshandboek: Dat doe je door het personeelshandboek op alle mogelijke manieren onder de aandacht te brengen. Denk aan publicatie op het intranet, het versturen per mail en het op schrift ter beschikking stellen. Zorg ervoor dat alle medewerkers vervolgens te allen tijden op een makkelijke manier toegang tot het personeelshandboek kunnen krijgen.

- Creëer draagvlak: Strikt genomen kun je naleving alleen afdwingen als de desbetreffende medewerker met de invoering akkoord is gegaan. Organiseer daarom bij voorkeur een handtekening voor akkoord. Een akkoord bereik je doorgaans eerder als je één of meerdere sessies met je medewerkers organiseert. Neem daarin samen de bepalingen door, geef zoveel mogelijk uitleg en toelichting. Biedt vooral ook ruimte voor vragen en feedback.

- Handhaaf consequent: Een personeelshandboek dat niet wordt gehandhaafd is al snel waardeloos. Uiteraard kunnen zich uitzonderingssituaties voordoen, maar wees hierin dan transparant. In alle overige situaties is het advies: Handhaaf met waarschuwingen, disciplinaire maatregelen, boetes en desnoods ontslag.

- Houdt het personeelshandboek up-to-date: Een goed personeelshandboek groeit met je organisatie mee. Naarmate je organisatie verandert zal het personeelshandboek mee moeten veranderen. Leer van de ervaringen, verzamel feedback en verwerkt deze in nieuwe versies. Overvoer je medewerkers echter niet met doorlopende wijzigingen, maar voer deze op enkele vaste momenten (bijvoorbeeld 2 maal per jaar) per jaar door.

6. Samenvatting: Stappenplan

Om een personeelshandboek succesvol te implementeren adviseren onze arbeidsrecht-experts het navolgende stappenplan te doorlopen:

  1. Verzamel de bestaande regelingen die in omloop zijn
  2. Interview het management omtrent de wensen en behoeften in de organisatie
  3. Maak een eerste concept en leg dit aan het management voor
  4. Verwerk de input van het management in de definitieve versie
  5. Leg de definitieve versie voor aan een personeelsvertegenwoordiging (optioneel) of ondernemingsraad (wettelijk verplicht bij ondernemingen met meer dan 50 personeelsleden)
  6. Verwerk de eventuele input van het personeel
  7. Publiceer het personeelshandboek zodat het voor alle personeelsleden makkelijk toegankelijk en raadpleegbaar is
  8. Vraag alle medewerkers het nieuwe handboek of reglement voor akkoord te ondertekenen
  9. Verzamel aan de hand van de ervaringen de input voor de updates. Update het personeelshandboek op vaste regelmatige momenten, bijvoorbeeld twee maal per jaar
  10. Wees consequent in de handhaving van de opgenomen bepalingen

Meer weten? Informeer!

De arbeidsrecht-experts van Swart Legal hebben meer dan 20 jaar ervaring met het oplossen, voorkomen en beheersen van arbeidsconflicten. Graag helpen wij je bij het invoeren van een goed personeelshandboek of personeelsreglement in jouw organisatie. Bel voor meer informatie naar 085 – 020 10 10 en vraag naar arbeidsrecht-expert mr. Marco Swart.

Bewezen Resultaten

Seizoensafhankelijke werkgever

Aan de lopende band voeren wij op verzoek van onze cliënten arbeidsrechtelijke legal scans uit (klik hier voor meer info). Hierb...

Lees meer

Belastingclaims verijdeld

Aan de lopende band voeren wij op verzoek van onze cliënten arbeidsrechtelijke legal scans uit (klik hier voor meer info). Hierb...

Lees meer

Lager ziekteverzuim

Aan de lopende band voeren wij op verzoek van onze cliënten arbeidsrechtelijke legal scans uit (klik hier voor meer info). Hierb...

Lees meer

Veelgevraagde Diensten

Abonnement Juridische Tips en Trucs

Ontvang maandelijks onze Juridische Tips en Trucs. Zo voorkom je juridische problemen en conflicten. Meld je nu vrijblijvend aan!

Bekijk dit aanbod

Algemene Voorwaarden laten opstellen

Algemene voorwaarden scheppen vooraf duidelijkheid. Bijvoorbeeld over betalingscondities, aansprakelijkheid en reclameringen.

Bekijk dit aanbod

Gratis Juridisch Advies

Wil je weten waar je juridisch staat? Laat vrijblijvend je juridische kansen checken! Wil je stukken laten toetsen? Lever ze direct online aan.

Bekijk dit aanbod

Ben je op zoek naar ondersteuning in arbeidsrecht, ontslagrecht, contractenrecht of ondernemingsrecht?

Wees smart, kies voor Swart! Vul vrijblijvend ons digitale contactformulier in. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met je op. Of bel 085 - 020 10 10 en vraag naar advocaat mr. Marco Swart.

Contact
membership-order-of-advocates
membership-vaan
membership-association-process-advocates
membership-disputes-advocacy

Voor een optimale gebruikservaring van deze website maken we gebruik van cookies. Hiermee passen we de inhoud aan, bieden wij socialemediafuncties en analyseren wij op statistisch niveau het websiteverkeer. Ook delen we voor dat doel gebruiksinformatie van onze website met onze vertrouwde socialemediapartners. Deze gebruiksinformatie is voor ons niet herleidbaar tot individuele personen. In geen geval delen we inhoudelijke of persoonlijke informatie over zaken. Zie voor details onze privacyverklaring. Door verder te lezen ga je hiermee akkoord.