Vakantiedagen weigeren mag niet zomaar

"Mijn medewerkers zijn in deze periode weer druk bezig plannen te maken voor de invulling van hun komende zomervakanties. Binnenkort druppelen de vakantie-aanvragen weer binnen. Mijn bedrijf kent tijdens de zomervakantie geen algehele bedrijfssluiting. Het is van belang dat wij ook tijdens de zomerperiode voor onze klanten beschikbaar blijven. Niet alle medewerkers kunnen dus tegelijkertijd met vakantie. Hoe zit het ook alweer precies met het vaststellen van de vakantiedagen? Mag ik het opnemen van vakantiedagen zondermeer weigeren? Kan onze werkwijze door de juridische beugel dat voor toestemming een voor akkoord ondertekend vakantiebriefje vereist is?"

De wijze waarop werkgever en werknemer in goed onderling overleg het opnemen van vakantiedagen dienen vast te stellen, is geregeld in art. 7:638 BW. Daarin is als wettelijk uitgangspunt bepaald dat de werkgever de tijdstippen van aanvang en einde van de vakantie vaststelt "overeenkomstig de wensen van de werknemer". De werkgever mag de vakantie-aanvraag van de werknemer afwijzen in de situatie dat "gewichtige redenen zich daartegen verzetten". De wensen van de aanvragende werknemer staan dus voorop. Het is de werkgever die dient aan te tonen dat "gewichtige redenen" aan het opnemen van de gewenste vakantiedagen in de weg staan.

Verlof weigeren alleen bij gewichtige redenen

De vraag rijst dan welke redenen voldoende gewichtig zijn. De wetgever heeft daarover bij de totstandkoming van deze wetsbepaling tijdens de parlementaire toelichting een tipje van de sluier opgelicht: Het inwilligen van een verzoek om vakantie mag niet tot "ernstige" verstoring van de bedrijfsvoering leiden. "De gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering zullen steeds moeten worden afgewogen tegen de gevolgen die het niet inwilligen van het verzoek om vakantie voor de werknemer heeft. Men kan hierbij bijvoorbeeld denken aan de situatie waarbij, in een seizoensbedrijf, werknemers hun vakantie willen opnemen tijdens de seizoekspiek of de situatie waarbij, in een klein bedrijf, het bedrijf gesloten zou moeten worden omdat niet in vervanging kan worden voorzien." Er is geen overvloedige rechtspraak bekend van gevallen die tot discussie hierover hebben geleid.

Terugkomend op je vraag lijkt het er dus sterk op dat je je medewerkers toestemming voor het opnemen van vakantiedagen mag weigeren omdat je tijdens de zomervakantie open wilt blijven. Ter versterking van je positie verdient het aanbeveling dit bijzondere, jaarlijks terugkerend aspect van jouw bedrijfsvoering tijdens een sollicitatiegesprek onder de aandacht van je kandidaten te brengen. Wel moet je oppassen dat je niet stelselmatig elk jaar dezelfde medewerkers benadeelt. Verder moet je voorkomen dat je medewerkers stelselmatig weigert om snipperdagen op te nemen. Dergelijke stelselmatige weigeringen kunnen op den duur ongeloofwaardig worden als ze feitelijk leiden tot het dwingen van de werknemer om vakantiedagen over te sparen.

Schriftelijk afwijzen van verlofaanvraag

De wijze waarop de werkgever gebonden raakt aan de door de werknemer voorgestelde vaststelling is voor de werkgever een juridische valkuil. De werkgever raakt namelijk eenvoudigweg al door niet te reageren gebonden aan de door de medewerker ingediende vakantie-aanvraag. Ook dat is wettelijk bepaald: "Indien de werkgever niet binnen twee weken nadat de werknemer zijn wensen schriftelijk heeft kenbaar gemaakt, schriftelijk aan de werknemer gewichtige redenen heeft aangevoerd, is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer."

Dit betekent met andere woorden dat wettelijk gezien geen uitdrukkelijke instemming, bijvoorbeeld door middel van een handtekening voor akkoord van de werkgever vereist is. De werkgever die een vakantie-aanvraag langer dan twee weken op zijn bureau laat liggen, plaatst zich daarmee voor een voldongen feit. Ook een mondelinge afwijzing is strikt wettelijk gezien onvoldoende. Formeel dien je schriftelijk de vakantie-aanvraag af te wijzen.

Afwijkende afspraken maken voor verlofaanvragen

Dit wettelijk systeem geldt uitsluitend indien je binnen je bedrijf geen andere afwijkende regeling overeen bent gekomen. Je mag namelijk ervan afwijken "bij schriftelijke overeenkomst dan wel bij of krachtens collectieve arbeidsovereenkomst". Als je dus niet zo snel gebonden wilt raken aan de vakantie-aanvraag van je medewerkers verdient het aanbeveling dat bij de indiensttreding in de schriftelijke, door beide partijen voor akkoord ondertekend arbeidscontract nadrukkelijk op te nemen.

Ook kun je in je arbeidsreglement of personeelshandboek een bedrijfsvakantieregeling opnemen die afwijkt van de beschreven wettelijke regeling. Wel dient dan in de bij de indiensttreding voor akkoord ondertekend arbeidscontract nadrukkelijk de inhoud van het arbeidsreglement van toepassing te zijn verklaard. Mogelijk is ook dat voor jouw bedrijf een CAO geldt waarin een afwijkende vakantieregeling is opgenomen.

Lees ook: Een goed personeelshandboek maken doe je zo!

Ontslag bij vakantie zonder toestemming

De ultieme sanctie op het niet nakomen van afspraken is de werknemer (al dan niet op staande voet) te ontslaan. Die neiging zal zeker ook bestaan in de situatie waarin de werknemer toch op vakantie is gegaan ondanks je onthouding van toestemming daartoe. Toch moet je met dergelijk ontslag voorzichtig zijn.

Of dat ontslag stand zal kunnen houden, zal onder andere afhangen van het belang dat je werknemer had bij het opnemen van de vakantie, zijn openstaande saldo aan vakantiedagen, de wijze waarop hij de aanvraag deed en of je die overeenkomstig de beschreven wettelijke of je bedrijfsregeling heeft afgewezen, maar ook hoe je medewerker voor het overige steeds heeft gefunctioneerd.

Of een ontslag uiteindelijk stand zal kunnen houden, zal de rechter beoordelen aan de daarvoor geldende ontslagregels. Daarbij weegt de rechter de belangen van de werknemer bij handhaving van het dienstverband af tegen jouw belang om het dienstverband te beëindigen. De mate waarin door het handelen van je medewerker de arbeidsverhoudingen onherstelbaar zijn verstoord, zal daarbij dan een rol kunnen spelen.

Lees ook: Vakkundige hulp bij ontslag

Tips voor omgaan met verlofaanvragen:

• Ga na of voor jouw bedrijf een CAO geldt waarin een vakantieregeling is opgenomen
• Stel voor jouw bedrijf een interne vakantieregeling vast indien geen vakantieregeling in een CAO geldt
• Leg daarin in afwijking van de wettelijke regeling nadrukkelijk vast dat jouw uitdrukkelijke schriftelijke toestemming voor het opnemen van vakantie is vereist
• Bij het ontbreken van een interne of CAO-vakantieregeling: Maak jouw afwijzing van een vakantie-aanvraag binnen twee weken schriftelijk met redengeving aan de aanvrager bekend
• Wijs sollicitanten op hun aanwezigheidsplicht tijdens eventuele seizoenspieken
• Voorkom dat jouw weigeringen leiden tot het gedwongen opsparen van vakantiedagen
• Wees desondanks voorzichtig met het ontslaan van medewerkers die zonder jouw toestemming met vakantie gaan en vraag eerst advies

Meer informatie over verlofaanvragen

Wil je meer weten over verlofaanvragen en hoe je hiermee het beste binnen je bedrijf kunt omgaan? Informeer gratis en vrijblijvend bij onze gespecialiseerde arbeidsrechtadvocaten. Zij beantwoorden graag al jouw vragen. Je kunt ons bereiken op 085 - 020 10 10.